Etykieta biznesu – jak wręczać wizytówkę?

Etykieta biznesu - jak wręczać wizytówkę?

Każdy, kto w swojej pierwszej pracy otrzymał własne, profesjonalne wizytówki wie, jak bardzo można się tym faktem podekscytować. Najpierw pokazuje się je wszystkim, później wkłada się je sobie w najróżniejsze miejsca, by w każdej sytuacji były pod ręką. Na koniec pozostaje tylko jedna drobna kwestia: jak właściwie powinno się je wręczać? Etykieta biznesu jasno opisuje to, jak powinny wyglądać profesjonalne wizytówki, jak, kiedy i komu powinno się je wręczać i – co ważne – czego nie powinno się z nimi robić.

Jak powinna wyglądać profesjonalna wizytówka?

Wizytówki już dawno przestały być wyłącznie narzędziem służącym do przekazywania informacji. Stały się jednym jednym z elementów brandingu firmy, za pomocą którego ta buduje i utrwala w pamięci odbiorców swój wizerunek. Zgodnie ze podstawowymi zasadami wizytówka powinna:

  • mieć wymiary 5 cm. x 9 cm.;
  • być w kolorze białym;
  • posiadać tekst napisany czarną, czytelną czcionką;
  • być zadrukowana tylko z jednej strony
  • zawierać dane takie jak imię i nazwisko, nazwa stanowiska, nazwa firmy oraz dane kontaktowe.

Takie klasyczne i proste wizytówki są już coraz rzadziej spotykane. Nie ma w tym  nic złego – idziemy z duchem czasu, który zachęca do oryginalności. Bez względu na wybrany wzór warto jednak zachować wymiary i czytelność wizytówki. Dzięki standardowemu rozmiarowi odbiorcy łatwiej będzie ją przechowywać, a czytelny tekst umożliwi pełnienie przez wizytówkę jej podstawowego zadania. Wizytówka ]wyglądem powinna również korespondować z nadawcą, jednak w tym temacie najlepiej doradzają specjaliści od komunikacji wizualnej.

>>Przeczytaj też<< Savoir-vivre w mediach społecznościowych – czy można zaprosić szefa do znajomych?

Pisząc ten artykuł miałam zamiar wstawić tu przykłady klasycznych i kreatywnych wizytówek. Rozmyśliłam się jednak – każdy z nas na pewno widział ich w życiu wystarczająco wiele. Zostawiam więc klasykę kina – to chyba najbardziej znana na świecie scena z wizytówkami w roli głównej.

Kto pierwszy wręcza wizytówkę?

W sytuacjach biznesowych wizytówkę jako pierwsza wręcza osoba wyższe rangą, np. prezes firmy pracownikowi, a profesor swojemu doktorantowi. Jeśli hierarchia jest wyraźna, należy tej zasady bezwzględnie przestrzegać. Wyjątkiem jest sytuacja, w której osoba niższa rangą poproszona jest o zostawienie wizytówki, sama nie będąc nią obdarowaną. Za foux pas uznawana jest sytuacja, w której osoba niższa rangą nieproszona wręcza swoją wizytówkę, narzucając też w ten sposób odwdzięczenie się. Dobrym wyjściem z sytuacji, w której chcemy, a nie możemy zostawić wizytówki, jest pozostawienie jej w recepcji, bądź przekazanie asystentowi – oczywiście po wcześniejszym uzyskaniu na to zgody zainteresowanego.

Wręczając wizytówki w międzynarodowym środowisku warto zwrócić też uwagę na uwarunkowania kulturowe – Japończycy są w tej kwestii wyjątkowo wrażliwi 🙂

Kiedy wręcza się wizytówkę?

Wizytówkami możemy wymienić się na początku lub na końcu spotkania. Oba te momenty mają swoje zalety. Wręczając wizytówkę na początku spotkania rozeznajemy, z kim mamy do czynienia oraz – co często bywa pomocne – przypominamy sobie imiona i nazwiska. Robiąc to na koniec w pewien sposób przypieczętowujemy spotkanie mówiąc „pozostaniemy w kontakcie”.

Wizytówki często dołącza się również do pozostawianych materiałów, takich jak dokumenty, czy oferta. Znacznie ułatwia to późniejszy kontakt i zwalnia z konieczności przeszukiwania wizytownika, a oszczędzony czas zawsze jest w cenie.

Nawiązując do zostawiania wizytówki w recepcji – to niemal zawsze dobry pomysł. Wizytówkę warto wręczyć recepcjonistce przychodząc na spotkanie. Mając przed sobą napisane imię i nazwisko łatwiej będzie Cię zaanonsować. Byłam recepcjonistką – wiem, co piszę.

>>Przeczytaj też<< Sandały – czy zawsze wypada je nosić?

Jak wręczać wizytówkę?

Najważniejszą zasadą, która powinna towarzyszyć nam podczas wręczania wizytówki jest podawanie jej z ręki do ręki. Wizytówki nie kładziemy przed kimś na stole, nie przesuwamy jej po stole pchnięciem, by dotarła do dalej siedzącej osoby i nie rzucamy mimochodem, by każdy zainteresowany mógł wziąć dla siebie jedną. Wizytówkę wręczamy zawsze danymi do góry, tak, by osoba odbierająca mogła od razu przeczytać na niej imię i nazwisko. Tak właśnie powinno się zrobić – po otrzymaniu cudzej wizytówki należy na nią przez krótką chwilę popatrzeć. Następnie wizytówkę można odłożyć, jednak tylko w odpowiednie miejsce, np. do notesu, torebki lub wizytownika. Nigdy nie należy chować wizytówki do tylnej kieszeni spodni (nawet, jeśli wręczający wyjątkowo nam się nie podoba) lub niedbale rzucać do torby. O wizytówce nie wypada także zapomnieć, co często zdarza się, gdy otrzymaną wizytówkę kładzie się obok siebie na stole.

Wizytówkowe faux pas

Savoir-vivre’owi najbardziej przeszkadza… korpomoda. To tam z jakiegoś powodu uczono wręczać jednej osobie kilka wizytówek i zawsze wykazywać inicjatywę  (bez zachowania zasad precedencji). Przyjrzyjmy się więc na koniec możliwym faux pas – oczywiście, jak zawsze, z przymrużeniem oka.

  1. Po cudzej wizytówce nigdy nie piszemy w towarzystwie osoby, która nam ją wręczyła. To trochę tak, jakby pisać po tej osobie. Niegrzeczne i nietaktowne – bezwzględnie unikać.
  2. Na wizytówce umieszczamy tylko niezbędne dane – można darować sobie numer buta i godzinę urodzenia 🙂
  3. Wizytówki nigdy nie chowamy do tylnej kieszeni spodni – chyba nie muszę pisać, co takie zachowanie sugeruje…
  4. Wizytówka jest naszą wizytówką, wiec musi wyglądać schludnie. Nie wypada zmieniać na niej odręcznie danych – jedynym wyjątkiem jest istotna zmiana, której wcześniejsze wprowadzenie nie było możliwe, np. zmieniliśmy numer telefonu, a nowe wizytówki jeszcze do nas nie dotarły.
  5. Otrzymaną wizytówką się nie bawimy. Nie składamy na pół, nie malujemy na niej wzorków i nie  zwijamy w rulonik

Najlepszym podsumowaniem artykułu niech będzie ten krótki fragment…

 

  • Pingback: Foux pas - każdemu się zdarza. Jak radzić sobie w niezręcznych sytuacjach? - Get the life()

  • Pingback: W czym do pracy? Dress code - stoje typu business professional i business casual - Get the life()

  • Ha! Tradycyjnie na czasie, akurat gdy pocztówkowy „sawułar wiwyr” się przyda! Dziękuję 😉

  • Kasia Wróblewska

    Za foux pas uznawana jest sytuacja, w której wręczamy wizytówkę nie proszeni o to .
    Wręczamy ją tylko wówczas, gdy rozmówca jest zainteresowany jej otrzymaniem i wyraża tą chęć.

    • To prawda, jednak tylko w sytuacji, gdy jesteśmy osobą niższą rangą.

      • Kasia Wróblewska

        Nie ma to związku z rangą, chyba że mocno historycznie 😀

        Nietaktem jest wręczać wizytówkę osobie, która o nią wyraźnie nie poprosiła. Cóż ma do tego ranga? Taka sytuacja może wywołać kolejne foux pas polegające na tym, iż „niższy rangą” odmówi przyjęcia z powodu braku zainteresowania posiadaniem tej wizytówki. Po co generować takie sytuacje? Poza tym posiadanie wizytówki ma określony cel. Nie kolekcjonerski, tylko użytkowy. Jeśli proszę Cię o wizytówkę oznacza to wolę nawiązania kontaktu, jeśli nie, po cóż mi ona ? Mam ją brać, bo Ty masz chęć rozdawania ? 🙂

        • Nie zawsze prosi się o wizytówkę. Bardzo wiele spotkań zaczyna się od wymiany wizytówkami – wtedy witając się osoba wyższa rangą wręcza wizytówkę, a osoba niższa rangą się w ten sam sposób odwdzięcza. Wtedy raczej nikt nie pyta o chęć posiadania wizytówki – samo spotkanie jest już swego rodzaju przyzwoleniem.

          • Kasia Wróblewska

            Dziękuję za upór w tłumaczeniu, pozwolę zostać sobie przy własnym zdaniu .

  • Obecnie często wizytówki bardziej przypominają mini-ulotki i czytać je trzeba z lupą w ręku, zwłaszcza szary tekst na czarnym tle 🙂 Jako ciekawostkę dodam, że im ważniejsza osoba, tym prostsza forma wizytówki i mniej danych. Świadczy to m. in. o prestiżu tej osoby. Gdy król ma na wizytówce napis „król Julian” – to i tak wszyscy wiedzą, o kogo chodzi! A numeru telefonu nie podaje, żeby poddani nie wydzwaniali dzień i noc!

    • Masz rację – też zauważyłam, że im wyżej, tym prościej! 🙂 Większość „grubych ryb” ma dwie wersje wizytówek i te z numerem telefonu dostają tylko najwierniejsi 😀