Savoir-vivre – dlaczego nie zaczynamy maili od Witam?

Pisanie maili wydaje się być bardzo proste. Wielu uważa, że korespondencja elektroniczna nie wymaga zachowania zasad obowiązujących w listach i nie różni się szczególnie od posta zamieszczonego na facebook’u. Cytując klasyka – nic bardziej mylnego. Dlaczego nie zaczynamy maili od Witam, do kogo nie należy pisać i dlaczego ukryte do wiadomości to zbrodnia popełniona na dobrych manierach?

Dlaczego nie zaczynamy maili od Witam?

Problem z poprawnym pisaniem wiadomości elektronicznych pojawia się już na początku. 70% wiadomości biznesowych wpadających do mojej skrzynki mailowej zaczyna się od nieśmiertelnego Witam. Dlaczego nie zaczynamy maili od Witam? Słowo „witam” sygnalizuje nierównorzędność uczestników korespondencji. Witać może pani domu, gdy przychodzą goście, witać może dyrektor uczniów w nowej szkole, witać może też uczestników moderator konferencji naukowej. W Polsce głośnej usłyszeliśmy o tym językowym problemie za sprawą sekretarza Wisławy Szymborskiej, Michała Rusinka, który oświadczył, że na maile zaczynające się od Witam nie będzie odpisywał.

Jak prawidłowo zacząć mail?

Na to pytanie istnieje bardzo prosta odpowiedź – grzecznie. Możemy więc użyć zwrotów Szanowna Pani/Szanowny Panie, Panie Profesorze, a w sytuacjach nieformalnych np. Droga Aniu, Śmiało możemy użyć również zwrotu Dzień dobry, który moim zdaniem pasuje do większości mniej formalnych wiadomości. Jeśli wysyłany przez nas mail jest którymś z kolei wymienianym z tą samą osobą, możemy zrezygnować z nagłówka. Pisanie w każdej kolejnej wiadomości Szanowna Pani może wydawać się śmieszne, a nawet budujące niepotrzebny dystans.

Pomyśl, zanim wpiszesz adres

Choć dla wielu nie jest to oczywiste, posiadanie czyjegoś adresu mailowego nie oznacza przyzwolenia na wysłanie mu wiadomości. Ogólnodostępny adres profesora na uczelni, bądź prezesa w firmie nie oznacza, że swobodnie możemy wysłać mu wiadomość. Oczywiście, w większości przypadków osoby te otwarte są na wymianę korespondencji, jednak sama poznałam przypadki, w których wysłanie wiadomości równało się niezaliczeniu przedmiotu.

Maila wysyłamy zawsze do jednej osoby lub do konkretnej grupy osób, które wzajemnie o sobie wiedzą. W ogóle nie jestem zwolenniczką otrzymywania spamu, a bycie jedną z „ukrytych” osób wyjątkowo mnie denerwuje. Mail powinien być spersonalizowany, więc wysyłanie maila z propozycją współpracy do jednocześnie kilku ukrytych firm nie przyniesie raczej oczekiwanego efektu. Wyjątkowo niegrzeczne jest pisanie maila do konkretnej osoby, a w ukrytej kopii umieszczanie innych, np. przełożonego lub współpracownika. Taka forma donoszenia przynosi najwięcej szkody w momencie, w którym ukryta osoba nieopatrznie na tę wiadomość odpisze. Wysyłanie do wielu używając ukrytej kopii dopuszczalne jest tylko w sytuacji mocno sformalizowanej i urzędowej. Przykładem może być mail wysyłany z dziekanatu w sprawie odwołania zajęć.

Temat i początek wiadomości

Temat wiadomości to jedna z najważniejszych części maila. To on pozwala poznać cel kontaktu i – co ważniejsze – szybko odnaleźć wiadomość sprzed kilku dni. Tematy należy określać konkretnie np. Weselna lista gości lub Egzamin z retoryki. Jeśli korespondencja trwa dłużej, temat należy zmieniać zgodnie z aktualnym tokiem rozmowy.

Istotną częścią maila jest również nagłówek, który pomaga odbiorcy zorientować się kto i w jakiej sprawie do niego pisze. Staraj się w pierwszym zdaniu przekazać niezbędne informacje. Uwaga! Jeśli rozpoczęłaś wiadomość od zwrotu zakończonego przecinkiem, to pierwsze zdanie rozpoczynasz małą literą!

Zakończenie

Zakończenie maila to najłatwiejsza sprawa. W korespondencji formalnej możemy użyć zwrotów takich jak Z wyrazami szacunku, lub mniej formalnego Z poważaniem, a w korespondencji prywatnej najbardziej oczywistego Pozdrawiam. List elektroniczny powinien zawierać podpis nadawcy, który – podobnie jak nagłówek – może być pomijany przy kolejnych wiadomościach.

 5 zasad ułatwiających korzystanie z poczty elektronicznej

  1. Bądź zwięzły – skondensuj swoje myśli tak bardzo, jak to możliwe. W mailu możesz też zjawić temat rozmowy, którą dokończycie osobiście lub drogą telefoniczną.
  2. Sprawdzaj gramatykę i interpunkcję. Większość programów robi to za Ciebie, jednak warto poświęć chwilę na ponowne spojrzenie na tekst. Błąd ortograficzny potrafi czasem sporo kosztować.
  3. Unikaj emotikon. Jeśli nie masz 13 lat lub nie piszesz z bardzo bliską osobą, nie używaj ich w ogóle. Wiem, że czasem sam tekst wydaje się zbyt suchy, jednak taka jest jego natura, Nie próbuj udoskonalać go na siłę.
  4. Odpowiadaj w ciągu 24 godzin. Ta zasada pomoże Ci zachować porządek w skrzynce mailowej i sprawi, że nadawcy nie poczują się ignorowani. Jeśli wiesz, że nie będziesz odbierać poczty przez kilka dni, ustaw automatyczną odpowiedź.
  5. Nie spamuj – nie wysyłaj maili do osób, które nie muszą ich czytać. Jeśli w każdym służbowym mailu (nawet tym dotyczącym zepsutego ekspresu) umieszczasz szefa, to prawdopodobnie denerwujesz jego i pozostałych odbiorców.

 

Bardzo się cieszę, że pierwszy post z cyklu Savoir-vivre dla początkujących tak Wam się spodobał. Obecnie jest drugim najchętniej czytanym postem na blogu (wyprzedza go tylko ten o pomysłach na prezent dla babci i dziadka), Mam nadzieję, że jasno opisałam, dlaczego nie zaczynamy maili od Witam – jeśli macie dodatkowe pytania, dajcie znać! Napiszcie też w komentarzach, czy Wy również zwracacie uwagę na mailowy savoir-vivre i jakie błędy najczęściej dostrzegacie.

 

  • Pingback: Kiedy nie muszę być kulturalna? Savoir-vivre i sztuka łamania zasad - Get the life()

  • Pingback: Dobre maniery oznaką słabości? - Get the life()

  • A ja z tym „witam+ nie so końca się zgadzam, chciaż sama raczej nie używam. Nie zgadzam się, bo kontakty za pomocą poczty elektronicznej nie są zwyczajowymi listami, a takie sformułowanie jest w powszechnym użyciu. Może nie jest idealne i buduje pewien dystans między korespondującymi, ale nie jest wcale złe, ani nieładne. Język się zmienia z czasem i tak ta forma nie stanowi czegoś dziwnego lub błędnego.

  • Jak się okazuje pisanie wiadomości elektronicznych to nie jest taka prosta sprawa, przynajmniej nie dla wszystkich. Fajnie, że powstał taki post, bo być może więcej osób zrozumie swoje błędy 🙂

  • Nienawidzę maili zaczynających się do „Witam”. Zawsze wtedy autor kojarzy mi się z cwaniaczkiem, który mówi „Witam, witam i o zdrowie pytam”… bleeeh. Zawsze zaczynam maile od „Dzień dobry”, a służbowe od „Szanowni Państwo” 🙂

  • Pingback: Jakich pytań nie należy zadawać przy stole? Jak odpowiadać na nietaktowne pytania? - Get the life()

  • Już wiem, dlaczego zawsze to witam jakoś mi nie grało 😉

  • Z tym „witam” to temat wałkowany setki razy, ale pozostałe uwagi bardzo ciekawe.

  • Kasia Makarska

    Bardzo przydatny post. 🙂
    Przyznaje się, że i jak zaczynałam mail od „witam”.
    Po Twoim poście kończę z tym. 🙂

  • Super dzieciaczki

    Nawyk trudno wykorzenić, ale skoro to taki błąd to się postaram wyplenić go 🙂

  • Och jak dobrze, że o tym napisałaś! Bardzo irytuje mnie „witam” w mailach, albo gdy ktoś przychodzi do mojego domu… Może kiedyś uda się zwalczyć ten bardzo popularny błąd. 🙂 Pozdrawiam, Kasia.

  • Małgorzata Niesobska

    świetny wpis 🙂 bardzo przydatny. Od dawna mam alergię na „witam” 😉

  • Ewa

    Niezwykle przydatny wpis! Swego czasu na uczelni, profesor zrobił nam wykład dotyczący słowa „Witam” w mailu. Od tamtej pory jestem na to strasznie wyczulona…

  • Iwona Siekierska

    A ja do niedawna pisałam „Witam”. Ale po lekturze wpisu jednej z blogerek, przestałam. Co do reszty – to stosuję 🙂 Bardzo fajny tekst 🙂

  • Echo z Północy

    Bardzo przydatny instruktaż, bo z grzecznością wielu Polaków wciąż jest na bakier. Słyszałam, że „Dzień dobry” nie zdaje egzaminu w formalnej korespondencji, ponieważ nie mamy pewności, o jakiej porze doby odbiorca odczyta nasz e-mail.

  • To prawda. Jak ja widzę jak niektórzy u mnie w firmie piszą maile to mi ręce opadają. I wcale nie mówię to o „witaj” 😉

  • W 100% się zgadzam:) Pracuję akurat na „dziale odpowiedzi e-mail ” w jednej z korporacji i potwierdzam zawarte w Twoim wpisie mądrości. Choć MY z Szanowna Pani/Panie przeszliśmy właśnie na Dzień Dobry,

  • Bardzo przydatne informacje 🙂 Dzięki!

  • Zawsze denerwowało mnie to „witam” na początku maila, choć sama nie wiedziałam dlaczego. Teraz już wiem. 🙂 Z drugiej strony „dzień dobry” też wydawało się trochę dziwne, bo w końcu nie wiadomo o jakiej porze mail zostanie odczytany? Jedak coraz bardziej zaczynam się do tego przekonywać, to chyba najlepsza opcja, jeżeli akurat zwrot „szanowna pani” nie jest na miejscu. 🙂
    Moim zdaniem baaardzo ważne jest też to, żeby dzielić swoją wypowiedź na akapity, stosować wyrównienia i wypunktowania. Mail w formie ściany tekstu nie zachęca do czytania. 😉
    Warto zdawać sobię sprawę, że te wszystkie zasady, to nie jakieś wydumane wymagania, tylko normalny sposób na okazanie szacunku.
    A może napiszesz wpis o savoir-vivre w komentarzach na blogu, czy ogólnie w social media? Tutaj sytuacja jest dużo mniej oficjalna, ale jakieś zasady jednak wciąż obowiązują?

  • Codziennie pisze setki maili i spotykam się z mnóstwem sposobów ich rozpoczynania: najczęściej jednak występuje „Witam”, które sama nie stosuję – używam „Dzień dobry”. „Szanowna Pani” jest dla mnie od razu jak ściana – jak niewidzialna bariera, która buduje ogromny dystans. Niektórzy nie piszą nic, tylko z grubej rury o co im chodzi. Najbardziej bawią mnie natomiast maile, które w tytule mają całą treść wiadomości 😉

    • Ja najczęściej używam „Dzień dobry”. „Szanowna” też mi się zdarza, jednak tylko w oficjalnej korespondencji 🙂

  • Pingback: Kto pierwszy odkłada słuchawkę? - Get the life()

  • Nigdy nie piszę na początku „Witam” jakoś mi to nie pasuje. W bardziej formalnych emaliach pisze „Szanowna Pani…” a tak normalnie to „Dzień dobry” 🙂

  • Uff! Przeczytawszy tytuł postu, zaczęłam się zastanawiać, co złego jest w „Witam”, którego używam namiętnie w co najmniej 70% swojej polskiej korespondencji (w pozostałych 30 zaczynam od „Cześć”, „Hejka” czy imię adresata). Jednak tu chodzi o korespondencję urzędową, a to już zupełnie inna historia. Urzędowo – na dzień dzisiejszy – piszę głównie po niderlandzku. Belgowie mają łatwiej, zwykle używają słowa „Beste”, czyli odpowiednika polskiego „Drogi”, czy „Szanowny” i samo BESTE zupełnie wystarcza, choć lepiej brzmi w zestawieniu z nazwiskiem czy funkcją.

    • Chodzi o każdy rodzaj korespondencji – bez względu na to, czy jest ona prywatna, czy bardziej formalna, nie należy zaczynać jej od „Witam”. Słowo „Witam” sygnalizuje nierównorzędność uczestników korespondencji. Tak jak wyjaśniam, pani domu może witać gości, ale w mailu nie jest to w dobrym smaku. Pozdrawiam Cię serdecznie!

      • Jak żyję 40 lat, tak nie spotkałam się z reakcją, by ktoś poczuł się poniżony użyciem słowa „Witam” wobec niego. Napisałam w życiu setki listów papierowych i elektronicznych witając przyjaciół i obcych ludzi słowem witam i nie zamierzam tego zmienać, bo najprawdopodobniej za kilka lat językoznawcy oświadczą że jest to forma w mejlach dopuszczalna, by w końcu po następnych kilku latach uznać ją za poprawną, bojęzyk ewoluuje i to my zwykli zjadacze chleba go tworzymy, a nie językoznawcy 😉 Poza tym w języku potocznym i listach prywatnych można o wiele więcej aniżeli w służbowych.

        • Masz rację – bardzo wiele osób używa słowa „Witam” i nie widzi w tym nic niewłaściwego. Ja jednak skupiłam się na wyjaśnieniu, dlaczego zgodnie z zasadami języka polskiego jest to niepoprawne. Językoznawcy śledzą zmiany zachodzące w języku i na razie podtrzymują zdanie, że witam (mimo ogromnej popularności) jest niepoprawne.

  • „witam”… widzę,że to błąd naprawdę bardzo popularny i jednak nie tylko ja go popełniam/popełniałem. Ciężko się będzie przestawić,ale trzeba zacząć. Bardzo przydatne informacje. Pozdrawiam.

    • Cieszę się, że post był dla Ciebie przydatny 🙂 Z „Witam” ciężko się walczy, ale ja wciąż wierzę, że się uda.

  • Oj długo zaczynałam od witam, wydawało mi się takie neutralne 😉 Pilnuję się od jakiegoś czasu, od kiedy więcej się o tym mówi.

  • Marta Gie

    Cenne rady. Rzeczywiście też od jakiegoś czasu jestem wyczulona na Witaj jak również Do widzenia przy kończeniu rozmów telefonicznych:))

  • Bardzo ważny temat. Mam wrażenie, że większość ludzi używa słowa „witam”.

    • To nie wrażenie – tak niestety jest 🙁 I bardzo trudno przekonać ludzi, że to błąd.

  • Kiedyś używałam „Witam”, teraz zaczynam maila od „Dzień dobry” i chyba tak jest lepiej.

  • Beata Michielsen

    Fajnie, ze szerzy sie takie informacje. Dzieki temu wszytsko bedzie bardziej eleganckie, z manerami I poprawne, nawet maile:) jestem jak njabardziej za:)

    • Marzy mi się, że powrócą „eleganckie czasy”. Wiem, że to mało realne, ale kto mi zabroni marzyć? 🙂

      • Beata Michielsen

        Ja tez o to zabiegam:)

  • Okiem Alexa

    Fajnie, że jest coraz więcej osób świadomych faktu, że nie powinno zaczynać się maila od „WITAM”!!

  • Nie lubię „witam” w mailach i rzeczywiście mało kiedy używam tego sformułowania

  • Świetny post! Wspaniałe rozszerzyłaś moją wiedzę, myślę że większość zasad stosuję, jednak miło było się dowiedzieć, dlaczego tak, a nie inaczej 😉 Pozdrawiam serdecznie!

    • Cieszę się, że wpis okazał się przydatny! Pozdrawiam 🙂

  • Długo rozpoczynałam maile od „Witam”, dopiero w tamtym roku udało mi się przestawić, głównie na „Dzień dobry” Ale powiem, że nie było to łatwe, wyrobienie nawyku zajęło mi kilka miesięcy 🙂

  • Iwona Siekierska

    Ja też zaczynałam od: ‚witam’ 🙂 Ostatnio nawet na ten temat dyskutowałam na forum rodzinnym i pomimo tego, że wiem, że tak się maili nie zaczyna, odruchowo robię to nadal. Pewnie dlatego, że większość osób pisze to ‚witam’ na początku. Albo z przyzwyczajenia? Tak czy siak walczę z tym nawykiem.

  • Magda Lena

    Ja często zaczynam korespondencję od „Witam”, ale to z osobami, z którymi powiedzmy, bardziej się znam i same tak piszą do mnie. Oficjalne maile rozpoczynam tylko od „Szanowny/a/ni Panie/Pani/Państwo” 🙂